Établissement scolaire : comment sécuriser les dossiers de vos élèves ?

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Les dossiers des élèves d’un établissement scolaire peuvent se présenter sous forme papier ou numérique. Dans un cas comme dans l’autre, ils doivent être conservés de façon à garantir leur sécurité, car ils contiennent des informations personnelles sur vos étudiants. Il est en effet facile de perdre ou de se faire voler ces documents si l’on ne prend pas les précautions nécessaires. Voici donc quelques conseils pour protéger efficacement vos dossiers scolaires.

Sécurisez vos dossiers scolaires en les enfermant dans un endroit sûr

Vous avez certainement à votre disposition certains dossiers de vos élèves au format papier. Pour garantir leur sécurité, il serait imprudent de les laisser dans un tiroir de votre bureau ou dans une armoire de rangement classique simplement fermée. Pour sécuriser les dossiers de vos étudiants, il est préférable d’opter pour des armoires fortes ou des casiers sécurisés.

Ils sont équipés de serrures sécurisées et difficiles à forcer. Comme on peut le voir sur doowie-sourcing.fr, les armoires fortes ou les casiers sécurisés répondent aux exigences du RGPD concernant la protection des données personnelles. Certains modèles sont même ignifuges et offrent une résistance au feu de 30 minutes à 2 heures. Les risques de perdre ou de vous faire voler les dossiers de vos élèves sont ainsi considérablement réduits.

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Découvrez qui a accès aux dossiers de vos élèves et pourquoi

En principe, seuls les parents ou tuteurs légaux d’un élève peuvent consulter ses dossiers scolaires, que ce soit à l’école primaire, au collège ou au lycée. L’étudiant lui-même peut y accéder à condition d’être majeur. Les parents ont normalement le droit de recevoir des informations, même s’ils sont divorcés et ne partagent pas la garde de l’enfant. Cela leur permet de suivre l’évolution de leur enfant et de prendre les mesures nécessaires pour l’aider à avoir un bon dossier scolaire.

Il est interdit de divulguer certaines données des dossiers scolaires des élèves à un tiers sans l’autorisation expresse d’un parent ou d’un tuteur. Il est important de veiller à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux dossiers sous peine de poursuites judiciaires. Certains cas exceptionnels, tels que les situations d’urgence ou d’autres circonstances inattendues, peuvent faire l’objet de dérogations.

Conseils pour assurer la sécurité en ligne des données de vos élèves

De plus en plus d’établissements scolaires choisissent de numériser les documents et archives papier de leurs élèves pour les préserver. Il est toutefois essentiel que ces données digitalisées soient protégées afin d’empêcher l’accès non autorisé aux informations qu’elles contiennent et de prévenir les fraudes. Le coffre-fort électronique est un outil très utile qui permet de stocker en ligne des documents numériques ou numérisés. Il offre une sécurité et une fiabilité optimales, ainsi qu’une solution pratique pour archiver vos informations sous forme numérique.

Pensez également à mettre à jour régulièrement vos appareils (téléphone portable, tablette et ordinateur portable). Il est par ailleurs essentiel de respecter les conditions d’utilisation et de ne pas installer des programmes non autorisés. De plus, assurez-vous d’utiliser un logiciel antivirus et un pare-feu qu’il faudra mettre à jour fréquemment. Nous vous recommandons enfin de sécuriser votre accès wifi et de ne jamais vous connecter sur des réseaux non protégés.

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